Comment créer un devis avec Siklop
Créer un nouveau devis avec Siklop
Pour commencer, ouvrez Siklop puis cliquez sur Nouveau devis. Vous accédez immédiatement à l'éditeur de devis, où vous pourrez personnaliser votre document, ajouter vos informations et préparer une proposition adaptée aux besoins de votre client.
Renseigner le numéro et la date du devis
Chaque devis possède un numéro unique ainsi qu'une date d'émission. La date du jour est renseignée automatiquement lors de la création du devis, mais vous pouvez la modifier à tout moment en cliquant directement sur la date ou sur l'icône du calendrier.
Vous pouvez également changer le format d'affichage de la date grâce au bouton représentant le drapeau européen ou américain, si vous souhaitez respecter les habitudes de vos clients internationaux.
Siklop génère automatiquement un numéro de devis sous la forme N°1, mais vous pouvez saisir directement le numéro de votre choix dans la cellule. Cette modification s'appliquera uniquement au devis en cours.
Si vous souhaitez utiliser une numérotation personnalisée sur l'ensemble de vos futurs devis, vous pouvez définir votre propre format ainsi que votre numéro de départ dans Paramètres → Général → Numérotation. Cela vous permet de conserver la même numérotation que celle utilisée sur votre ancien logiciel ou dans votre système actuel.
Compléter les informations du document
Pour renseigner les informations de votre devis, cliquez sur les trois cercles affichés au centre de l'écran. Ils permettent de compléter les informations de l'entreprise, du client et du projet concerné.
Le premier cercle permet de renseigner les informations de votre entreprise. Une fenêtre s'ouvre sur la droite de l'écran et vous permet d'ajouter les informations que vous souhaitez faire apparaître sur vos devis, comme le nom de l'entreprise, l'adresse, le téléphone, l'adresse e-mail. Vous pouvez également importer le logo de votre entreprise afin de personnaliser vos documents.
Le deuxième cercle est dédié à votre client. Vous pouvez y renseigner les coordonnées du client pour lequel vous établissez le devis. Ces informations apparaîtront automatiquement sur le document final.
Pour les utilisateurs Premium et les offres supérieures, il est possible de sélectionner directement un client existant en cliquant sur Choisir un client existant. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps pour les clients réguliers. Le devis sera automatiquement associé à la fiche client correspondante, ce qui vous permettra de retrouver facilement l'historique complet des devis et factures depuis l'onglet Clients.
Le troisième cercle concerne le projet. Cette étape est facultative mais peut être utile pour ajouter des informations complémentaires sur le chantier, la prestation ou le projet que vous êtes en train de chiffrer.
Une fois les informations renseignées, le cercle correspondant devient vert afin de vous indiquer que la fiche est complétée. Vous pouvez modifier ces informations à tout moment en cliquant simplement sur le cercle concerné.
Ajouter et organiser vos sections
Les sections permettent d'organiser votre devis lorsque vous souhaitez distinguer plusieurs prestations, phases de travaux ou lots au sein d'un même document. Chaque section contient ensuite les différentes lignes qui vous permettront de détailler et chiffrer votre prestation.
Dans la plupart des cas, un devis simple sera composé d'une seule section. En revanche, si vous réalisez plusieurs prestations pour un même client, les sections permettent de rendre votre devis beaucoup plus clair et professionnel.
Par exemple, un artisan qui réalise la rénovation d'une cuisine et d'une salle de bain peut créer :
- Section 1 : Cuisine
- Section 2 : Salle de bain
Il pourra ensuite ajouter dans chaque section l'ensemble des matériaux, fournitures et prestations correspondants. Cette organisation facilite la lecture du devis et permet au client d'identifier rapidement le détail des travaux ainsi que le coût de chaque partie du projet.
Pour ajouter une nouvelle section, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une nouvelle section. Vous pouvez créer autant de sections que nécessaire, modifier leur titre à tout moment, les déplacer pour réorganiser votre devis ou les supprimer lorsqu'elles ne sont plus utiles.
Ajouter vos produits et prestations
Dans chaque section, vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire afin de détailler les produits, matériaux ou prestations inclus dans votre devis.
Pour chaque ligne, renseignez le descriptif, l'unité, la quantité, le prix unitaire ainsi que le taux de TVA applicable. Les calculs sont réalisés automatiquement par Siklop afin de vous faire gagner du temps et d'éviter les erreurs.
Les lignes peuvent être réorganisées à tout moment par simple glisser-déposer. Vous pouvez également les déplacer d'une section à une autre ou les supprimer lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
Utiliser les fonctionnalités complémentaires
Le récapitulatif situé en bas du créateur permet d'ajouter plusieurs options afin d'adapter votre document à chaque situation. Pour y accéder, cliquez simplement sur le bouton Ajouter.
L'option Avoir / Acompte permet d'indiquer qu'une partie de la prestation a déjà été payée par votre client. Siklop déduit automatiquement le montant renseigné et calcule le reste à payer. Cette information apparaîtra sur le devis final.
La remise commerciale permet d'appliquer une réduction sur l'ensemble du devis, par exemple pour accorder un geste commercial à votre client. La remise est visible sur le devis afin que votre client puisse identifier clairement la réduction accordée.
L'ajustement interne permet d'augmenter ou de diminuer automatiquement les prix du devis en appliquant un montant fixe ou un pourcentage. Contrairement à la remise commerciale, cet ajustement est totalement invisible sur le devis final. Votre client ne verra ni le montant ni le pourcentage appliqué. La majoration ou la minoration est automatiquement répartie sur l'ensemble des lignes du devis de manière proportionnelle. Siklop recalcule chaque tarif afin de conserver une cohérence entre les différents postes du devis et d'éviter qu'une seule ligne ne supporte l'intégralité de l'ajustement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour ajuster votre marge ou répercuter une variation de coût sur l'ensemble du document sans modifier manuellement chaque ligne.
Consulter le récapitulatif du devis
Le bloc récapitulatif regroupe l'ensemble des montants de votre devis. Vous y retrouverez notamment le total HT, le détail de la TVA ainsi que le montant total TTC. Tous les calculs sont réalisés automatiquement par Siklop et sont mis à jour instantanément à chaque modification du document, même lorsque plusieurs taux de TVA différents sont utilisés au sein d'un même devis.
Personnaliser votre devis
Pour accéder aux options de personnalisation, cliquez sur le bouton Options situé en haut à droite du créateur de devis. Une fenêtre s'ouvre alors sur le côté de l'écran et vous permet de modifier rapidement les principaux paramètres de votre document.
Vous pouvez notamment choisir la langue du devis, la devise utilisée, le modèle PDF ainsi que la couleur principale de votre document afin de l'adapter à votre activité ou à l'identité visuelle de votre entreprise.
Cette fenêtre permet également d'afficher ou de masquer certaines informations sur le devis final, comme le total HT des sections, le pied de page, le site internet, les conditions générales de vente, les conditions de paiement ou encore l'emplacement réservé à la signature du client. Certaines de ces informations doivent être préalablement configurées dans l'onglet Paramètres avant de pouvoir être affichées sur vos devis.
Prévisualiser votre devis
À tout moment pendant la création de votre devis, vous pouvez cliquer sur le bouton Prévisualiser le PDF afin d'afficher le rendu final de votre document. Cette prévisualisation vous permet de vérifier exactement ce que votre client recevra avant l'envoi du devis.
C'est l'occasion de contrôler la mise en page, les informations renseignées, les montants, les couleurs ou encore les différentes options affichées sur le document. Vous pouvez revenir au créateur de devis à tout moment pour effectuer des modifications puis générer un nouvel aperçu instantanément.
Envoyer, télécharger ou imprimer votre devis
Une fois votre devis terminé, cliquez sur le bouton Partager situé en haut à droite du créateur de devis. Une fenêtre s'ouvre alors et vous donne accès aux différentes actions disponibles pour diffuser votre document.
Vous pouvez envoyer votre devis directement par e-mail* à votre client, télécharger une version PDF sur votre ordinateur ou l'imprimer. Toutes ces actions utilisent le rendu final du devis tel qu'il apparaît dans l'aperçu PDF.
Pour les utilisateurs connectés, cette fenêtre permet également d'accéder à des fonctionnalités complémentaires comme la duplication du devis ou sa transformation en facture selon votre abonnement.
* Pour profiter des fonctionnalités avancées comme la signature électronique, le paiement en ligne intégré ou les relances automatiques, choisissez Envoyer par e-mail puis Envoi optimisé.
FAQ
Puis-je créer un devis gratuitement avec Siklop ?
Oui. Siklop permet de créer un devis gratuitement directement depuis votre navigateur, sans installation et sans configuration complexe. Vous pouvez renseigner les informations de votre entreprise et de votre client, ajouter vos produits ou prestations, personnaliser votre document et générer un devis professionnel en quelques minutes.
La version gratuite permet également d'envoyer vos devis par e-mail, de les télécharger au format PDF, de les imprimer ou de les partager avec vos clients. Vous pouvez même proposer un paiement en ligne directement depuis votre devis afin de faciliter l'encaissement de vos acomptes ou du montant total.
Siklop convient aussi bien aux artisans, auto-entrepreneurs, freelances, consultants et petites entreprises qui souhaitent créer des devis professionnels rapidement sans investir dans un logiciel complexe.
Contrairement à de nombreux logiciels de devis, vous pouvez commencer à créer votre document immédiatement sans inscription obligatoire. Cela permet de réaliser un premier devis en quelques minutes tout en profitant des principales fonctionnalités nécessaires à une gestion professionnelle de votre activité.
Puis-je modifier un devis après sa création ?
Oui. Tant qu'un devis n'a pas été accepté par votre client, vous pouvez le modifier à tout moment. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes, modifier les quantités, les prix, les taux de TVA, les informations du client ou encore personnaliser l'apparence du document.
Toutes les modifications sont prises en compte automatiquement et les montants du devis sont recalculés en temps réel. Vous pouvez également prévisualiser à nouveau votre document avant de l'envoyer afin de vérifier le rendu final.
Pour les utilisateurs disposant d'un compte Siklop, les devis sont enregistrés et restent accessibles depuis votre espace de gestion. Vous pouvez ainsi retrouver, modifier ou dupliquer facilement vos documents pour gagner du temps lors de la création de futurs devis.
Puis-je utiliser plusieurs taux de TVA sur un même devis ?
Oui. Siklop permet d'utiliser plusieurs taux de TVA au sein d'un même devis. Chaque ligne peut disposer de son propre taux de TVA, ce qui est particulièrement utile lorsque vous facturez différents types de produits ou prestations soumis à des régimes fiscaux différents.
Le logiciel calcule automatiquement le montant HT, le détail de chaque taux de TVA ainsi que le total TTC du devis. Vous n'avez aucun calcul manuel à effectuer, même lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés simultanément.
Vous pouvez également créer et enregistrer vos propres taux de TVA personnalisés afin de les réutiliser facilement sur vos futurs devis. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée par les entreprises travaillant à l'international ou utilisant des taux spécifiques à leur activité.
Puis-je envoyer un devis en PDF ?
Oui. Siklop permet de télécharger vos devis au format PDF, de les imprimer ou de les envoyer directement à vos clients par e-mail. Le PDF est généré automatiquement à partir du devis que vous avez créé et reprend l'ensemble des informations, prestations, montants et options configurées dans votre document.
Avant l'envoi, vous pouvez prévisualiser le rendu final afin de vérifier la mise en page et vous assurer que toutes les informations sont correctes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les artisans, auto-entrepreneurs, freelances et petites entreprises qui souhaitent envoyer rapidement des devis professionnels à leurs clients.
Pour les utilisateurs disposant d'un compte Siklop, l'envoi optimisé permet également d'ajouter des fonctionnalités avancées comme la signature électronique, le paiement en ligne intégré ou encore les relances automatiques afin de faciliter la validation et l'encaissement de vos devis.
Puis-je faire signer un devis électroniquement ?
Oui. Pour faire signer un devis électroniquement avec Siklop, il suffit de choisir l'option Envoyer par e-mail lors du partage du document.
Deux modes d'envoi sont disponibles :
- Envoi classique : dans ce cas, la signature électronique est soit incluse dans votre abonnement, soit disponible en option selon votre formule.
- Envoi optimisé : ce mode permet à votre client de consulter le devis en ligne, de le signer électroniquement et de régler directement le montant du devis ou l'acompte demandé. La signature électronique est alors automatiquement incluse sans coût supplémentaire, y compris pour les utilisateurs de l'offre Freemium.
Cette solution permet de simplifier la validation des devis, d'accélérer les paiements et de centraliser l'ensemble du processus de signature et d'encaissement au même endroit.
Puis-je demander un acompte à mon client ?
Oui. Siklop permet de demander un acompte à vos clients grâce à l'envoi optimisé. Lors de la configuration de l'envoi, vous pouvez définir le montant de l'acompte que votre client devra régler pour valider le devis.
Une fois le devis signé et l'acompte payé, le paiement est automatiquement enregistré et visible depuis votre espace Siklop. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les artisans, entreprises du bâtiment, freelances et prestataires de services qui souhaitent sécuriser une commande avant le début des travaux ou de la prestation.
Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Avoir / Acompte directement dans le devis afin d'indiquer qu'un acompte a déjà été versé par votre client. Siklop déduira automatiquement ce montant et calculera le reste à payer.
